Zdjęcia stały się obowiązkowym elementem katalogu kolekcji. Bez nich trudno jest ustalić stan zbioru. Nie tylko pozwalają na lepszą organizację, ale umożliwiają identyfikację dzieła w wypadku kradzieży lub zniszczenie. Dzięki zdjęciom proces poszukiwania jest o wiele sprawniejszy, a szanse na odzyskanie znaczącą wzrastają. Dobra dokumentacja kolekcji jest również czynnikiem odstraszającym potencjalnych złodziei.